海洋档案管理事业的发展历程

作者:通讯员薛惠芬 记者刘潇然  来源:中国海洋报   发布时间:2018-07-24 09:39:37   [打印本页] [关闭窗口]

  在自然资源部国家海洋信息中心位于天津河东区六纬路93号的办公大楼前,挂有一块“中国海洋档案馆”牌子,它是国家海洋信息中心履行海洋档案管理和服务职责的办事机构。在回顾国家海洋信息中心60年历史的今天,海洋档案管理和服务不失为其重要的组成部分。


  顺势而生

  1982年4月,国家档案局根据国务院[1982]18号文件要求,研究制定《关于发展档案事业的“六五”计划和“七五”规划设想》,下发了《关于各部门制定十年规划时请安排建立专业档案馆等问题的建议》(国档发[1982]62号),请中央、国家各有关部门研究筹建专业档案馆,海洋档案馆是28个档案馆其中之一。原国家海洋局作为海洋行政主管部门,担起了海洋专业档案馆的筹建任务。

  原国家海洋局海洋科技情报研究所(即现自然资源部国家海洋信息中心)按照局领导指示和决定,经过前期筹备,于1982年12月上报了《海洋专业档案馆筹建初步方案》,提出了海洋档案馆筹建的基本原则和指导思想,海洋专业档案馆的性质和基本任务,海洋专业档案工作机制,以及海洋专业档案馆的设置等。其中特别分析了海洋档案馆的选址是在天津还是北京的利弊问题,提出了“档案”“资料”实施一体化管理的优越性。国家档案局认为档案馆与资料中心结合是个好办法,名称可以先泛称“海洋档案馆”,一直用到2007年。

  1983年1月,原国家海洋局正式批复海洋科技情报研究所,“同意海洋档案馆定点天津,归你所建制,实行一个单位三块牌子的组织形式,即国家海洋局海洋科技情报研究所、国家海洋资料中心、海洋档案馆”。海洋科技情报研究所更名“国家海洋信息中心”,“海洋档案馆”牌子保留。经过一段时间的筹备,海洋科技情报研究所正式成立内设机构“档案室”,负责海洋档案馆的建设及其全部业务工作,并将其作为海洋档案馆的实体,对外以海洋档案馆的名义开展工作。1984年2月,海洋科技情报研究所上报《海洋档案馆建馆方案》。同年10月1日,原国家海洋局批准正式启用“海洋档案馆”印章。

  初露锋芒

  海洋档案馆起步时,恰逢海岸带和海涂资源综合调查(简称“海岸带调查”)在全国展开。该项目动员了18个部委局和沿海10个省、市(区)的500多个单位约15000人参加。海洋档案工作及时跟进,在隶属关系不一,档案管理思想和技术方法不统一的情况下,为实现档案的齐全、完整、准确和集中统一管理,采取了一系列的措施,其中之一就是制定了《全国海岸带调查档案暂行规定》,该规定以1980年国务院批准实施的《科学技术档案工作条例》为依据,实行了“档案一票否决制”,即“没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目,不能验收”。

  为了保障“档案一票否决制”的有效实施,年轻的海洋档案馆担负起一项艰巨的任务,即统一技术标准和验收标准。海洋档案馆结合海洋科技档案特点,借鉴图书文献管理方法,于1988年9月完成了海岸带调查档案工作标准的起草和发布。该标准是由《全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准整理规则》《全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准著录规则》和《全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准分类法》构成的成套性标准,是当时国家档案局批准的最早的国家级强制性档案技术标准。时任信息中心档案室主任刘新安,通过海岸带档案管理的实践、分析和提炼,从理论上提出了“客体全宗”和“主体全宗”的概念,被称为档案全宗理论的新见解,受到我国档案界权威“全宗”专家的认可,据此奠定了国家海洋专项档案全宗管理的理论基础。

  海岸带调查档案工作的有序开展,不仅实现了对其档案的规范管理,为海洋档案馆建起了第一个档案全宗,而且有效地促进了海洋与档案、国家与地方的沟通和协调,探索了海洋档案工作机制。原国家海洋局档案处处长孙筱根曾多次回忆起海洋档案这段历史。


  开拓进取

  随着海洋事业的快速发展,海洋档案工作也面临着挑战。2000年,在国家海洋信息中心体制机制重大改革中,信息中心重构内设部门“海洋档案馆”,大力开展档案基础设施建设,扩建库房,补充档案专业人员。在信息中心60周年座谈会上,原国家海洋局人事司司长李春先说起当年档案馆建设时,深有感触地说:“当时中心非常重视档案工作,认为档案工作不只是信息中心业务的事情,而是国家的大事情,其他的事都可以缓,档案工作不能缓。中心拿出8楼为档案业务专用,后来又争取到了塘沽馆区的建设”。

  “机构建立了,人员增加了,设施改造了,档案要进馆,服务要跟上,手段还要不断现代化。开弓没有回头箭,这是一场没有止境的赛跑。”负责当时海洋档案馆建设的原部门主任侯秀生说,“海洋档案馆在不到10个月的时间内主持和参与完成了3项海洋行业的档案技术标准”。档案信息化工作也同步进入了日程。“我是学计算机的,2002年工作时,就参加了档案管理与数字化服务系统建设。当时,国家还没有出台档案数字化规范,我们通过多方面的调研,2004年引进了档案综合管理系统和数字化加工软件,最终建立起了符合海洋档案实际需求的数字化流程和要求”,副研究馆员岳晓峰感慨刚参加工作时的忙碌和压力。

  与此同时,原国家海洋局局属单位首次历史档案进馆工作启动,信息中心不仅要做好全局档案进馆工作,还要完成自身的档案整理、移交。也正是这次历史档案进馆,催生了中心历史资料在档案层面上的规范化整理和保管。信息中心以档案进馆工作为契机,对保管的1982年以前的海洋调查资料,尤其是国家海洋局成立以前,如1958年全国海洋综合调查资料及其后续形成的各种调查资料,进行了全面梳理,最终将这些共和国海洋史上的宝贵资料一并纳入国家档案资源集中保管。

  “刚到档案馆时,正遇上库房建设和档案进馆,不仅要做档案编号、打号、目录录入等细活,还要做大量的档案迁移上架的体力活,啥都要做,对我们新入职的大学生来说,是实实在在的锻炼。”现为信息中心物业保障部副主任的孙涛说。信息中心办公室主任王世福也曾从事过海洋档案工作,“刚到档案馆时,做的最多的事情就是档案整理,这是最基础的档案业务,不仅磨练了我的性子,而且对不是海洋科班出身的我来说,这种与档案的亲密接触,让我学到了很多的海洋学知识,提高了对海洋档案的认识。”

  2006年3月,信息中心向海南省移交了海南省海岛调查档案的数字化产品,实现了档案利用手段的改进,促进了档案资源的共建共享。同年12月,向原国家海洋局系统9个档案移交单位提供了进馆档案的数字化产品。从那时起,海洋档案业务呈现出了新的发展态势。而2006年首次历史档案进馆工作的完成,促使馆藏档案从不到3千卷直接上升到近2万卷,档案门类也实现了多样化。最可喜的是一支档案专业队伍和良好的档案工作机制逐渐形成。

  更上层楼

  随着海洋档案的积累和影响力的逐步提升,海洋档案工作的特点、特色受到广泛关注。尤其是海洋关系国计民生、国家安全的特殊性,加之海洋事业快速发展,国家重大海洋项目不断实施,海洋档案利用需求不断扩展,海洋档案工作走进了海洋事业的每个角落。有为才有位,经多方面地努力,2007年信息中心以新建塘沽馆区启用为契机,过去的“海洋档案馆”更名为“中国海洋档案馆”。

  有位更有为。“中国”两字代表了更多的责任和担当,信息中心不负神圣使命。冠名10年来,海洋档案管理和服务能力快速增强,业务领域不断拓展和深入,全面支撑起国家层面上海洋档案工作,组织开展档案管理研究,起草海洋档案工作发展规划,编制档案工作规章和标准,提供档案业务培训和技术指导,不仅在馆藏档案资源建设、档案信息化建设、海洋史料收集和档案资源开发等方面取得了重大突破,而且推动着国家海洋档案管理水平的整体提升以及海洋工作者档案意识的普遍提高。尤其是近年来,应海洋文化建设需要,信息中心抓住档案的文化传承属性,拓展建立了口述海洋历史、讲述海洋故事、弘扬海洋精神的档案工作舞台,为档案服务海洋文化建设开辟了新途径。目前,一个健康发展的档案业务体系已经形成。信息中心充分展现了在海洋档案工作中的引领作用,而海洋档案实践成果也成为相关领域档案管理的典范。

  从1983年开启的海洋档案管理和服务业务,在信息中心60年璀璨的历史中,稍显稚嫩的中国海洋档案馆却占据了不可或缺的地位。海洋文化历史的沉淀、国家投入产出的佐证、海洋工作的信息之源,彰显出档案工作的重要性和魅力。无论是国家海洋信息中心还是中国海洋档案馆,都将牢记“为党管档为国守史为民服务”的光荣使命,为实现深蓝梦想继续前行。